Recrutement Secrétaire ou Assitant(e) de direction

Lieu d’affectation : 71, Route du Moulin d’Orles 66 000 PERPIGNAN

Rattachement hiérarchique (N+1) : Directeur ou Dirigeant

Grades : ETAM ou CADRE suivant expérience

Niveau minimal de diplôme requis  : BAC +2

Habilitation(s) requise(s) :  – Formation supérieure en secrétariat

– Expérience souhaitée dans la fonction publique territoriale, notamment en secrétariat de direction

Au sein de l’entreprise, l’assistant(e) de direction est placé sous l’autorité du Directeur ou des Dirigeants.

Il (elle) est chargé(e) d’apporter son soutien en matière de gestion, de communication, d’information et suivi de dossiers, et est en contact régulier avec l’ensemble du personnel et des différents intervenants extérieurs à l’entreprise.

Compétences requises

Savoir :

–     Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, Outlook, Powerpoint

–     Maîtrise des techniques et des outils de secrétariat de direction

–     Connaissances du code des marchés publics

–     Connaissances en comptabilité

–     Connaissances en ressources humaines

Savoir-faire :

–     Maitrise orale et écrite de la langue française

–     Capacité à évaluer l’urgence d’une demande

–     Gestion des situations délicates

Savoir-être

–     Rigueur, autonomie

–     Sens de l’organisation

–     Diplomatie

–     Sens du relationnel et du travail en équipe

–     Force de proposition

–     Disponibilité

–     Qualité de réserve

Activités du poste

• Assurer la fonction d’interface des directeurs et responsables de service en collaboration avec l’équipe d’assistants(es) de la direction générale adjointe avec pour principales missions :
• Accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d’importance, d’urgence), filtrer, rediriger, transmettre
• Recherche d’information via la lecture de documents et/ou de bases de données, restitution
• Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers,
• Organiser le traitement et la diffusion des informations
• Organisation   et   mise   à   jour   des   dossiers,   du   classement   de   manière   adéquate (électroniquement ou papier) et de l’archivage
• Prise de notes, rédaction et suivi de compte-rendu

• Assurer les tâches de secrétariat :
• Gestion de l’agenda et des priorités
• Gestion des flux de documents entrant et sortant (mails, courriers,…)
• Organisation des déplacements, des réunions et des rendez-vous
• Remise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau, graphique, présentation
• PowerPoint, …)
• Préparation et organisation de rendez-vous et réunions
• Suivi comptable et ressources humaines des activités de la direction en lien avec les services concernés
• Traitement administratif de dossiers                                    

Spécificités et conditions d’exercice du poste

Taille de l’entreprise :

10 personnes

Cycle de travail :

• Soit à temps complet : 1640 h / an,
• Soit à mi-temps : 820 h / an.

Rémunération :

A définir en fonction de l’expérience et des compétences.